In januari zijn we overgestapt op een nieuw financieel systeem (AFIS). Door de reguliere jaarafsluiting en deze overstap is helaas een vertraging ontstaan bij het betalen van facturen. Instellingen, leveranciers en freelancers moeten langer op hun betalingen wachten dan gebruikelijk. We vinden dit bijzonder vervelend en werken er hard aan om het zo snel mogelijk op te lossen.
We hadden vooraf rekening gehouden met mogelijke vertragingen en zoveel mogelijk relaties hierover geïnformeerd. Ook hebben we voor de jaarwisseling extra personeel ingezet voor de betaling van facturen.
Vertraging groter dan voorzien
Door een technische fout duurde het overzetten van facturen van het oude naar het nieuwe systeem langer dan verwacht en worden veel facturen nog niet automatisch herkend. We moeten deze facturen handmatig verwerken. Hierdoor is de vertraging groter dan voorzien. Momenteel zijn er zo’n 27.000 facturen waarvan de betaaltermijn is verstreken.
Maatregelen om achterstand weg te werken
We hebben extra capaciteit vrijgemaakt om de facturen zo snel mogelijk te verwerken. Ook zijn we bezig om alle indieners persoonlijk op de hoogte te brengen van de situatie. We hebben nog niet iedereen kunnen bereiken. Wij sturen een brief naar de leveranciers van wie we geen mailadressen hebben.
Spoedprocedure voor urgente gevallen
Voor partijen die niet op hun betaling kunnen wachten, hebben we een spoedprocedure ingesteld. Deze kan worden gebruikt als:
- De ontvangende partij in ernstige financiële problemen dreigt te komen.
- De bedrijfscontinuïteit van de gemeente in gevaar komt.
- Er boetes of andere extra kosten ontstaan als er niet snel wordt betaald.
We vinden de situatie enorm vervelend en doen er alles aan om de problemen snel op te lossen. We hopen op uw geduld en begrip.
Meer informatie over het betalen van uw factuur vindt u op Uw factuur laten uitbetalen door de gemeente.